Bioscoopprogramma’s erin.
Kopieerwerk eruit.
Document-AI en een automatische datapipeline zetten gemailde bioscoopprogramma’s om in databaserecords en nemen repetitief werk uit handen.
Een Belgisch cultureel dataplatform met meer dan 28.000 organisatoren en 215.000 evenementen per jaar
De uitdaging
Een belangrijk cultureel dataplatform in België beheert een van de grootste evenementendatabanken van de regio. Meer dan 28.000 organisatoren voegen jaarlijks ruim 215.000 evenementen toe, van concerten en tentoonstellingen tot films en sport.
Elke week ontvangt de organisatie gestructureerde programma’s van bioscopen via e-mail. Die bevatten gedetailleerde filmprogrammering die in de databank moet worden opgenomen.
Dat gebeurde volledig handmatig: telkens opnieuw gegevens uit e-mails naar het systeem kopiëren. Het kostte elke week meerdere uren werk.
De oplossing
We implementeerden een intelligente automatiseringsworkflow die document-AI en procesautomatisering combineert om de gegevens automatisch uit te lezen en te verwerken.
Met Document AI van Google Cloud analyseren we de e-mails en halen we de relevante filmgegevens eruit. Automatisering in Google Workspace, met Apps Script en AppSheet, verzorgt het volledige ETL-proces: e-mails ophalen, de uitgelezen gegevens omzetten en ze rechtstreeks in de centrale evenementendatabank laden.
De volledige workflow draait als een geautomatiseerde pipeline, met zo weinig mogelijk handmatig werk en een consistente verwerking.
Het resultaat
Het wekelijkse werk daalde van 2–3 uur naar minder dan 1 minuut.
- Betere datakwaliteit en consistentie
- Schaalbaar opgezet, zodat uitbreiding naar andere soorten e-mails of aanbieders eenvoudig is
De organisatie besteedt nu veel minder tijd aan repetitieve taken en kan zich richten op waardevoller werk.